Tidsregistrering og lovkrav: Hvad skal arbejdsgivere vide?

Udgivet 5. september 2026 · Consitus

Kort svar

Siden 1. juli 2024 har arbejdsgivere efter arbejdstidsloven skullet indføre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem, som gør det muligt at måle den daglige arbejdstid for hver relevant lønmodtager. Medarbejderen skal kunne tilgå sine egne oplysninger, og oplysningerne skal opbevares i 5 år efter udløbet af den periode, der danner grundlag for beregningen af den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid.

Loven fastlægger ikke en bestemt teknisk løsning. Ifølge bemærkningerne til lovforslaget er der metodefrihed, og der er derfor ikke et selvstændigt krav om et digitalt system. Til gengæld er der heller ingen udtømmende teknisk tjekliste at læne sig op ad — det er den samlede løsning og den daglige praksis, der skal kunne opfylde kravene.

Hvorfor reglerne findes

Kravet om arbejdstidsregistrering er ikke indført for registreringens egen skyld. Formålet er, at det kan vurderes, om reglerne om daglig og ugentlig hviletid samt den maksimale gennemsnitlige ugentlige arbejdstid faktisk overholdes. Uden en registrering af den daglige arbejdstid er det i praksis vanskeligt at afgøre, om grænserne holdes.

Det forklarer også, hvorfor kravet handler om at kunne måle arbejdstiden. Det er ikke et krav om detaljeret opgavestyring eller om at kunne dokumentere, hvad tiden blev brugt på — men om at den daglige arbejdstid kan opgøres for de medarbejdere, der er omfattet.

Hvad skal virksomheden konkret kunne

Sat sammen betyder reglerne, at virksomheden skal kunne følgende tre ting. De er gengivet forsigtigt, tæt på lovens ordlyd:

• Måle den daglige arbejdstid. Der skal være indført et arbejdstidsregistreringssystem, som gør det muligt at måle den daglige arbejdstid for hver relevant lønmodtager.
• Give medarbejderen adgang. Lønmodtageren skal kunne tilgå sine egne registrerede oplysninger.
• Opbevare oplysningerne i 5 år. Opbevaringen regnes fra udløbet af den periode, der danner grundlag for beregningen af den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid.

Det er værd at bemærke, at kravene handler om at gøre noget muligt. Reglerne beskriver et resultat — at arbejdstiden kan måles, ses af medarbejderen og opbevares — ikke en bestemt fremgangsmåde.

Objektivt, pålideligt og tilgængeligt — uden overfortolkning

De tre ord bruges ofte som afsæt for lange lister over tekniske krav. Det er en fortolkning, som loven ikke selv leverer. Loven giver ikke en udtømmende teknisk tjekliste, og man kan derfor ikke slutte fra ordlyden til bestemte funktioner.

Konkret betyder det, at forhold som revisionsspor, audit-log, låsning af perioder, to-faktor-godkendelse eller en bestemt datamodel ikke kan fremstilles som sikre lovkrav. Sådanne funktioner kan være fornuftige og gøre en registrering mere robust — men de er gode arbejdsvaner og risikoreduktion, ikke dokumenterede paragraffer.

En mere holdbar tilgang er at spørge, om registreringen kan stå for en prøve i praksis: afspejler den den faktiske arbejdstid, kan den findes frem igen, og kan medarbejderen se sine egne oplysninger? Det er den slags spørgsmål, kravene kan omsættes til, uden at der opfindes indhold.

Metodefrihed: et digitalt system er ikke et selvstændigt lovkrav

Ifølge bemærkningerne til lovforslaget er der metodefrihed i, hvordan registreringen tilrettelægges. Loven kræver altså ikke i sig selv et digitalt tidsregistreringssystem. En virksomhed kan i princippet vælge en enkel løsning, hvis den kan opfylde kravene i praksis.

Metodefrihed er dog ikke det samme som, at valget er uden betydning. Ansvaret for, at arbejdstiden faktisk registreres, at oplysningerne er pålidelige og tilgængelige, og at de kan fremfindes i fem år, ligger hos arbejdsgiveren uanset metode. Forskellen mellem løsningerne ligger derfor mest i, hvor stor risikoen er for, at det glider.

Excel, regneark og manuelle timesedler

Et af de mest almindelige spørgsmål er, om et regneark er nok. Svaret er, at regneark og manuelle timesedler hverken er automatisk godkendte eller automatisk afviste. Det er den konkrete løsning og den daglige praksis, der samlet skal opfylde kravene.

Typiske styrker

• Kan sættes op med det samme og kræver ingen indkøb.
• Mange medarbejdere kender formatet, så behovet for oplæring kan være begrænset.
• Fungerer fint i små, stabile teams med få ansættelsesformer.

Typiske risici

• Registreringen sker langt fra arbejdet og udfyldes bagefter efter hukommelsen.
• Filer kopieres, omdøbes og findes i flere versioner, så det er uklart, hvad der gælder.
• Medarbejderens adgang til egne oplysninger kan komme til at afhænge af, at nogen sender eller deler filen.
• Femårig opbevaring kan ende som et manuelt ansvar frem for en indbygget egenskab.
• Manglende registreringer opdages måske først, når oplysningerne senere skal findes frem.

Risiciene er ikke juridiske domme over regneark. De er praktiske: de beskriver, hvor det typisk går skævt, og hvad man derfor bør holde øje med, hvis man beholder løsningen.

Kort om undtagelser

Visse lønmodtagere kan være undtaget fra reglerne. Det gælder bl.a., når arbejdstidens længde på grund af arbejdets særlige karakter ikke måles eller fastsættes på forhånd, eller når lønmodtageren selv kan fastsætte den, fordi vedkommende kan træffe selvstændige beslutninger eller har ledelsesfunktioner.

Undtagelsen kan ikke bruges som en bred kategori. Den forudsætter bl.a., at det fremgår af ansættelseskontrakten, at lønmodtageren er undtaget, og overenskomster samt særlige regler for bestemte områder kan påvirke billedet. Derfor bør konkrete stillinger vurderes særskilt frem for at blive placeret på en liste på forhånd.

Praktisk tjekliste til arbejdsgiveren

Punkterne herunder er kontrolspørgsmål, I kan gennemgå internt. De er ikke en juridisk garanti og erstatter ikke en konkret vurdering:

• Kan I for en tilfældig uge opgøre den daglige arbejdstid for hver omfattet medarbejder?
• Sker registreringen tæt på arbejdet, eller rekonstrueres den bagefter?
• Kan medarbejderen selv se sine egne registrerede oplysninger uden at bede om dem?
• Ved I, hvor oplysningerne ligger, og hvem der er ansvarlig for dem?
• Kan oplysningerne fremfindes i hele den lovpligtige opbevaringsperiode — også hvis en medarbejder er stoppet?
• Er det aftalt, hvad der sker, når en registrering mangler eller ser forkert ud?
• Er det for hver stilling afklaret og skriftligt afspejlet, om undtagelsen er anvendt?
• Er praksissen beskrevet, så en ny leder kan følge den uden at spørge?

Sådan kan registreringen samles i praksis

Vælger I en digital løsning, er den praktiske pointe, at registreringen bør ligge tæt på det arbejde, den handler om. I Consitus er tidsregistrering derfor et tilvalgsmodul i Consitus Intranet: medarbejderen registrerer sin tid manuelt eller med et start/stop-ur, registreringen kan knyttes til kunde og opgave og markeres som fakturerbar, timerne indsendes til godkendelse, og adgangen styres af rettigheder, så medarbejderen ser sit eget overblik.

Vi lover ikke, at et modul i sig selv gør jer compliant — den vurdering afhænger af jeres praksis, jeres medarbejdergrupper og eventuelle overenskomster. Men et fælles sted at registrere gør det væsentligt lettere at holde en praksis i gang og finde oplysningerne frem igen.

Modulet bygger på det specialbyggede intranet, hvor kunder, opgaver, brugere og rettigheder allerede findes. Har I andre gentagne administrative trin omkring processen, kan I også læse om automatisering af arbejdsgange.

Kilder

Reglerne og fortolkningsbidragene i artiklen bygger på følgende primære kilder:

• Arbejdstidsloven, lovbekendtgørelse nr. 982 af 12. august 2024 — den gældende konsoliderede lov.
• Lovforslag L 68 med bemærkninger — herunder metodefriheden.
• Beskæftigelsesministeriet om nye regler for registrering af ansattes arbejdstid.
• Arbejdstilsynet om regler for arbejdstid og hvileperiode.

Videre læsning

Skal registreringen fungere i hverdagen og ikke kun på papiret, er næste skridt at se på, hvordan timerne registreres, godkendes og læses sammen med kunder og opgaver.