Brancheløsning — moduler på Consitus Intranet
Frivilligsystem og vagtplan til festivaler og byfester
Frivillige, afdelinger, vagtplan og kommunikation i én platform. Fundamentet og de gennemprøvede funktioner findes allerede i Consitus Intranet — derefter sammensættes de moduler, der passer til jeres afdelinger og vagttyper.
- Consitus Intranet
- Vagtplanlægning
- Frivilligportal
- Bemandingsplan
Bygger på funktioner, der allerede er i drift hos kunder, og er udviklet ud fra praktisk driftserfaring med frivillige og afvikling af arrangementer.
Muligheder
Funktioner der kan sammensættes til festivalen
Herunder er de områder, festivaler og byfester oftest har brug for. Hvad der sættes op hos jer, afhænger af antal afdelinger, vagttyper og hvordan I arbejder i dag.
Frivilligprofiler og historik
Kontaktoplysninger, profilbillede, kompetencer og historik fra tidligere år, så I ved, hvem der har stået hvor før.
Afdelinger og ansvarlige
Arbejdsgrupper med hver deres ansvarlige og rettighedsstyring, så en afdelingsleder kun arbejder med egne vagter og frivillige.
Vagtplan og åbne vagter
Vagtplanlægning med tider, antal pladser og åbne vagter. Frivillige sender ønsker og anmodninger, de ansvarlige godkender.
Bemanding og fremmøde
Bemandingsplan med overblik over huller og et fremmødeoverblik under afviklingen, så mangler opdages i tid.
Genbrug mellem festivalår
Kopiér plan, afdelinger og opgaver fra sidste år og ret kun det, der er ændret. Ingen genopbygning fra bunden.
Målrettet kommunikation
E-mail, SMS og push til udvalgte grupper — én afdeling, én vagt eller alle uden vagt endnu.
Dokumenter og tjeklister
Instrukser, tjeklister, indkøbslister og leverandøroplysninger samlet, hvor de ansvarlige arbejder.
Mobilvenlig frivilligportal
Frivillig-app som PWA: egne vagter, beskeder, mødetider og praktisk info direkte på telefonen.
Budget og billetplanlægning
Mulige udvidelser til budget, besøgsøkonomi og billetplanlægning. Det er planlægningsmoduler, ikke et fuldt regnskabssystem.
Offentlig visning som modul
Program, kunstnere, praktisk info og sponsorvisning kan udstilles offentligt og indlejres på festivalens side.
Årskalender og møder
Møder gennem året med tilmelding og afbud, så planlægningsgruppen har ét sted at se sæsonen.
Auditlog og adgangsstyring
Roller, adgange og auditlog viser, hvem der har ændret hvad — også når mange hjælper til.
Arbejdsflow
Fra frivillig og vagtønske til næste år
Et konkret forløb, der kan køre igen hver sæson uden at starte forfra.
- 01
Frivillig oprettes
Den frivillige opretter sig eller tilføjes, vælger afdeling og udfylder profil med kontaktoplysninger og eventuelt billede.
- 02
Vagtønske og godkendelse
Åbne vagter vises, den frivillige ønsker vagter, og den ansvarlige godkender eller flytter — bemandingsplanen opdateres straks.
- 03
Kommunikation før festival
Målrettede beskeder med mødetid, sted og instrukser til netop de frivillige, det handler om — plus påmindelser inden vagten.
- 04
Afvikling og fremmøde
Under festivalen ses fremmøde og huller i bemandingen, og afmeldinger efter reglerne frigiver vagten til andre.
- 05
Genbrug næste år
Året kopieres, historikken følger den frivillige, og næste sæsons planlægning starter fra et kendt udgangspunkt.
Målgruppe
Hvem løsningen er bygget til
Arrangementer, hvor mange frivillige skal koordineres på kort tid — og hvor planen skal kunne bruges igen næste år.
- Festivaler med flere afdelinger og mange vagtlag
- Byfester og lokale arrangementer drevet af frivillige
- Foreninger med tilbagevendende arrangementer hvert år
- Arrangementer hvor vagtplanen i dag ligger i regneark
- Grupper med flere ansvarlige, der skal have egne adgange
- Arrangører der har brug for at kommunikere målrettet
Afgrænsning
Sådan bygges løsningen
Consitus Intranet er altid platformen. Vi udvikler ikke videre på jeres eksisterende systemer og tilbyder ikke generel systemintegration til vilkårlige platforme. Vi tager fundamentet og de gennemprøvede moduler og tilpasser dem til jeres arbejdsgange.
- Kortlægning af afdelinger, vagttyper og regler
- Opsætning af roller, adgange og frivilligportal
- Første version klar til den kommende sæson
- Udvidelse med flere moduler efter faktisk brug
Se fundamentet: sådan er Consitus Intranet bygget op.
FAQ
Spørgsmål om frivilligsystem og vagtplan
- Er frivilligsystemet en færdig standardpakke?
- Nej. Fundamentet og en række gennemprøvede funktioner findes allerede i Consitus Intranet og bygger på funktioner, der allerede er i drift hos kunder. Derefter sammensætter og tilpasser vi de moduler, der passer til festivalens afdelinger, vagttyper og arbejdsgange.
- Kan frivillige selv vælge og afmelde vagter?
- Ja. Frivillige kan se åbne vagter, sende ønsker eller anmodninger og — efter de regler I sætter — selv afmelde sig inden for en frist. De ansvarlige godkender, og bemandingsoverblikket opdateres samme sted.
- Kan vi genbruge sidste års vagtplan?
- Ja. Vagtplan, afdelinger og opgaver kan kopieres mellem festivalår, så I starter fra sidste års opsætning i stedet for fra en tom plan — og retter det, der er ændret.
- Hvordan kommunikerer vi med de frivillige?
- Via e-mail og SMS/push til udvalgte grupper: en enkelt afdeling, en vagt, alle med vagt lørdag eller alle uden vagt endnu. Kommunikationen sker ud fra de samme data som vagtplanen, så listerne altid er opdaterede.
- Kan systemet også håndtere budget, billetter og programvisning?
- Det kan tilføjes som moduler: budget- og besøgsøkonomiplanlægning, billetplanlægning samt offentlig visning af program, kunstnere, praktisk info og sponsorer med embeds på jeres side. Løsningen er ikke et fuldt regnskabssystem.
- Virker det på mobilen ude på pladsen?
- Ja. Frivilligportalen er mobilvenlig og kan bruges som PWA, så de frivillige kan se egne vagter, beskeder og praktisk info på telefonen, mens de ansvarlige følger fremmøde og bemanding.
Beslægtede sider
Læs også
Kontakt
Skal vagtplanen og de frivillige samles ét sted?
Skriv et par linjer om, hvad I gerne vil have til at fungere bedre. Så vender vi tilbage med et ærligt bud på, hvad der kan gøres.