Dokumenthåndtering — modul i Consitus Intranet
Dokumenthåndtering med styr på adgang og versioner
Når dokumenter ligger spredt på fildrev, i mailtråde og på skriveborde, går tiden med at finde den rigtige udgave. Vi bygger dokumenthåndteringen som et modul i Consitus Intranet, hvor struktur, rettigheder og historik hænger sammen med kunder, sager og medarbejdere på platformen.
- Consitus Intranet
- Kategorier
- Adgangsstyring
- Versioner
Funktioner
Det systemet skal kunne
Punkterne herunder er de dele, der oftest gør forskellen mellem et arkiv og et modul, folk faktisk bruger. Alt bygges på platformens brugere og rettigheder.
Mapper og kategorier
En struktur, der følger forretningen — pr. kunde, sag, afdeling eller dokumenttype — i stedet for at vokse tilfældigt.
Adgangsstyring
Rettigheder pr. rolle og kategori, så fortrolige dokumenter kun er synlige for dem, der skal se dem.
Versioner og historik
Nye udgaver lægges ovenpå den forrige, så det altid er tydeligt, hvad der er gældende, og hvad der er ændret.
Søgning og genfinding
Søgning på titel, kategori og tilknytning, så et dokument findes uden at kende mappestien.
Medarbejderadgang
Personalehåndbog, procedurer og skabeloner samlet, hvor medarbejderne faktisk arbejder.
Arbejdsgange omkring dokumenter
Godkendelse, gennemlæsning og udløbsdatoer kan bygges ind, så vigtige dokumenter ikke bliver forældede i stilhed.
Hvornår giver det mening
Typiske tegn på at dokumenterne er vokset ud af fildrevet
Genkender I flere af punkterne, er der som regel tid at hente.
- Flere udgaver af samme dokument i omløb
- Usikkerhed om hvilken version der er gældende
- Fortrolige filer i mapper alle kan åbne
- Dokumenter der sendes rundt som vedhæftede filer
- Ingen historik på hvem der har ændret hvad
- Procedurer der ikke bliver læst, fordi de ikke kan findes
Sammenhæng
Dokumenter er sjældent løsrevne
Et dokument hører oftest til en kunde, en sag, en leverandør eller en medarbejder. Derfor bygger vi dokumenthåndteringen som et modul i Consitus Intranet, så tilknytningen er reel og ikke kun en mappenavngivning.
- Dokumenter knyttet til kunder, sager og medarbejdere
- Samme roller og rettigheder som resten af intranettet
- Ét sted at søge på tværs af typer
- Nye dokumenttyper kan tilføjes som moduler
FAQ
Spørgsmål om dokumenthåndtering
- Hvad er et dokumenthåndteringssystem?
- Hos Consitus er det et modul i Consitus Intranet, der samler virksomhedens dokumenter med struktur, adgangsstyring og historik. Forskellen fra et almindeligt fildrev er, at dokumenterne har ejerskab, kategorier og versioner — og at det kan styres, hvem der må se og ændre hvad.
- Er det et selvstændigt system eller en del af en platform?
- Det er altid et modul i Consitus Intranet. Dermed kan et dokument hænge sammen med en kunde, en sag eller en medarbejder på platformen. Vi bygger ikke dokumenthåndtering ind i kunders eksisterende systemer og videreudvikler ikke på dem.
- Hvordan styres adgangen til fortrolige dokumenter?
- Med roller og rettigheder pr. kategori eller mappe. En medarbejder ser kun de dokumenter, rollen giver adgang til, og handlinger kan logges, så det kan ses, hvem der har hentet eller ændret hvad.
- Kan vi flytte de dokumenter, vi har i dag?
- Som regel ja. Ligger de på et fildrev eller i en anden tjeneste, kan de importeres med mappestruktur. Vi anbefaler at rydde op og aftale kategorier først, så strukturen ikke blot flytter med.
Kontakt
Skal jeres dokumenter samles ét sted?
Skriv et par linjer om, hvad I gerne vil have til at fungere bedre. Så vender vi tilbage med et ærligt bud på, hvad der kan gøres.