Udgivet 25. oktober 2026 · Consitus
En sponsoraftale kan omfatte logoeksponering, arrangementer, netværksmøder og gæstepladser. Administrationen skal gøre det tydeligt, hvad der er aftalt, hvad der er leveret, og hvem der tager næste skridt. Det er udgangspunktet for Consitus' sponsorsystem til sportsklubber og erhvervsklubber.
1. Saml aftalens oplysninger på sponsorens kort
Skeln mellem virksomheden, dens kontaktpersoner og selve aftalen. En kontaktperson kan skifte, mens aftalen og historikken stadig skal kunne findes. Brug samme virksomhedsoplysninger, når I arbejder med kontrakt, invitation og opfølgning.
| Område | Registrér | Hvem bruger det? |
|---|---|---|
| Virksomhed og kontakt | Virksomhedsnavn, kontaktpersoner og ansvarlig sælger | Salg, sekretariat og arrangementsansvarlig |
| Aftale | Periode, niveau, dokumenter og aftalte ydelser | Den, der følger op på aftalen |
| Leverancer | Hvad skal leveres, hvornår og af hvem? | De ansvarlige for eksponering og arrangementer |
| Fornyelse | Næste kontakt, ansvarlig og status | Den, der tager dialogen om næste periode |
2. Gør ydelserne anvendelige i hverdagen
En underskrevet aftale er grundlaget. Til den daglige opfølgning skal de relevante ydelser også kunne findes uden at genlæse hele dokumentet. Beskriv leverancen og ansvaret, og knyt det materiale til, der skal bruges.
- Logoeksponering: find det godkendte logo, og notér hvor det skal vises.
- Arrangementer: afklar hvilke arrangementer aftalen giver adgang til.
- Gæstepladser: registrér det aftalte antal og de regler, der gælder for brugen.
- Særlige leverancer: knyt en ansvarlig og en opfølgningsdato til aftalen.
Undgå, at en ændring kun findes i en mail. Opdatér den fælles aftaleoversigt og de tilhørende dokumenter, så kollegerne arbejder ud fra samme grundlag.
3. Hold rettigheder og VIP-tilmeldinger adskilt
En sponsor kan have ret til pladser uden endnu at have tilmeldt nogen. Deltagerlisten skal vise den konkrete tilmelding, mens aftalen viser rettigheden. Kapaciteten hører til arrangementet.
| Situation | Det skal overblikket vise |
|---|---|
| Ingen har svaret endnu | To aftalte pladser og ingen bekræftede deltagere. |
| Én gæst er tilmeldt | Den tilmeldte gæst og den resterende rettighed fremgår hver for sig. |
| Sponsoren ønsker flere pladser | Ønsket behandles efter jeres regler for kapacitet, ekstra pladser og venteliste. |
| Der kommer et afbud | Deltagerlisten og den ledige kapacitet opdateres, og eventuel venteliste håndteres. |
Eksemplet er en arbejdsgang, som skal tilpasses klubbens regler. Aftal også, hvem der godkender ekstra pladser, og hvordan eventuelle købte pladser kommer videre til fakturering.
4. Gør fornyelsen til en konkret opgave
Ved slutningen af en aftaleperiode bør den ansvarlige kunne finde aftalen, de praktiske leverancer og tidligere noter samlet. Sæt næste kontakt på en dato, og beslut, hvem der tager dialogen. En status som “afventer svar” er mest nyttig, når nogen har ansvaret for at følge op.
Faktureringsstatus og aftalens indhold kan indgå i overblikket. Bogføringen bliver i klubbens økonomisystem; eventuel integration afklares særskilt.
5. Afprøv et helt sponsorforløb før systemvalg
- Find en sponsor, den aktuelle aftale og kontaktpersonen.
- Gennemgå én konkret ydelse og vis, hvem der følger op.
- Invitér til et eksempelarrangement, og gennemgå tilmelding og afbud.
- Afklar ekstra pladser, kapacitet og det grundlag, der skal til fakturering.
- Find aftalens næste opfølgningsdato, og se hvad en kollega skal overtage.
På siden om sponsorportalen finder I de relevante funktioner og kan booke en demonstration med udgangspunkt i jeres sponsorkoncept. Driver I et selvstændigt netværk, kan I også se netværksappen med mødetilmelding og leads.